Wissenswertes zur E-Rechnungspflicht

Ab Januar 2025 kommt – Stand heute – die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich (damit ausgenommen: private Verbraucher). Alle Unternehmen müssen dann elektronische Rechnungen empfangen, später auch versenden können.

Bedeutung fürs Handwerk

Rechnungen zwischen Unternehmen müssen elektronisch und in einem standardisierten Format versendet werden. Eine E-Rechnung ersetzt somit nach und nach alle anderen Rechnungen (Papier, PDF-Datei oder Excel). Für den Empfang von E-Rechnungen reicht laut Bundesregierung ein E-Mail-Postfach. Ein kostenloses E-Rechnungstool wird von der Bundesregierung wohl nicht zur Verfügung gestellt werden.

Zeitplan für die Einführung

Die Verpflichtung zum Versenden und Ausstellen von E-Rechnungen wird in drei Phasen eingeführt:

ab 1. Januar 2025
Empfangsbereitschaft aller Unternehmen für strukturierte elektronische Rechnungsformate wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD,

ab 1. Januar 2027
verpflichtende Ausstellung elektronischer Rechnungen an unternehmerische Leistungsempfänger für alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro,

ab 1. Januar 2028
verpflichtende Ausstellung elektronischer Rechnungen an unternehmerische Leistungsempfänger für alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro.

Was müssen Handwerksbetriebe tun?

1. Prüfen, ob die Software zur Erstellung und zum Empfang von E-Rechnungen geeignet ist.

2. Gegebenenfalls eine geeignete Software oder Dienstleister für E-Rechnungen auswählen.

3. Sicherstellen, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Mehr Infos: Themenspecial Handwerksblatt

Hinweis für Handwerksorganisationen

Auch Organisationen des Handwerks können von der Verpflichtung zur E-Rechnung betroffen sein, wenn sie im umsatzsteuerrechtlichen Sinne als Unternehmen agieren. Diese Verpflichtung kann auch für Fachverbände, Innungen und Kreishandwerkerschaften gelten.

Vereine als Rechnungsersteller

Das Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern hat zum Thema E-Rechnung eine Mitteilung für Vereine veröffentlicht, in der Folgendes ausgeführt wird: „Diese neue Regel gilt auch für gemeinnützige Vereine, wenn sie Dienstleistungen oder Produkte an andere Unternehmen erbringen bzw. verkaufen. Auch wenn ein Verein die Kleinunternehmerregelung für die Umsatzsteuer gewählt hat, gilt die Pflicht zur E-Rechnung. Das bedeutet, dass E-Rechnungen in allen Bereichen eines Vereins erstellt werden müssen, in denen Waren oder Dienstleistungen verkauft werden. Allerdings gibt es Übergangsfristen: Wenn der Verein im jeweiligen Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers einfache digitale Rechnungen ausgestellt werden. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro [...] gibt es eine freiwillige Ausnahme von der Pflicht.“

Weitere Informationen: "Steuertipps für Vereine".

Ausblick

Der ZDH hat sich mit anderen Wirtschaftsverbänden sehr deutlich mit gewichtigen Gründen für eine Fristverlängerung eingesetzt. Es ist also durchaus möglich, dass die E-Rechnungspflicht später greift. Dennoch sollten sich alle Betroffenen rechtzeitig vorbereiten.