Zentralverband des Deutschen Dachdeckerhandwerks e. V.
Redaktion: Detail

Erfolgsgeschichten aus dem Handwerk: Ein Dachdecker digitalisiert seine Geschäftsprozesse

Foto: Zimmermann Bedachungen; April 2019

Foto: Zimmermann Bedachungen; April 2019

Welcher Herausforderung sah sich der Betrieb gegenüber?
Im Dachdeckerhandwerk folgen die Abläufe der Projektplanung und Durchführung sowie der Kundenkommunikation häufig vergleichbaren Schemata. Jedoch sind diese Prozesse nur selten in Prozessmodellen dokumentiert und es gibt kein System welches eine Abarbeitung der einzelnen Prozessschritte in gleichbleibender Qualität gewährleistet und insbesondere überwacht. Einzelne, stetig wiederkehrende Prozessschritte der Planung und Durchführung erfolgen deshalb trotzdem stellenweise „auf Zuruf“ und ohne klare Rollenzuteilung. Dies wiederum erschwert die Projektüberwachung und -steuerung sowie einen transparenten Projektverlauf mit festen Terminen im Sinne des Kunden.


Beständige Prozessabläufe mit klarer Rollenzuteilung – der Schlüssel zu einem reibungslosen Betriebsablauf.
Im Rahmen einer grundlegenden Prozessoptimierung sollen automatisierte Prozesse dazu beitragen, die Datenverfügbarkeit und Kommunikation digital zu optimieren sowie die Bearbeitungszeiten und Arbeitsschritte mittels digitaler Technologien zu reduzieren. Der Fokus liegt in diesem Zusammenhang insbesondere darauf, aus Entwicklersicht beständige Prozessabläufe mit klarer Rollenzuteilung zu erarbeiten, welche dennoch die Arbeitsrealität eines mittelständischen Unternehmens abbilden können.

Wie konnte der Betrieb seine Prozesse reibungsloser und effizienter gestalten?
Gemeinsam mit den Unternehmen werden zunächst drei Prozessworkshops durchgeführt, um gemeinsam die relevanten Prozesse aus Projektplanung, Projektdurchführung und Projektabnahme iterativ zu beschreiben und fachlich zu optimieren. Gearbeitet wird hierbei mit dem ISO-Standard der Prozessmodellierung, BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Dieser Standard eignet sich zum einen für die Überführung in ein ausführbares Prozessmodell und zum anderen für die Definition von Anforderungen an IT- und Software-Systeme. Ziel ist es, sämtliche Prozesse und die Systemlandschaft der Unternehmen in eine sogenannte Prozess-Engine zu integrieren, um so einen qualitativ stets hochwertigen und gleichbleibenden Prozess gewährleisten zu können. Die Prozess-Engine weist den Mitarbeitern über eine Oberfläche ihre Aufgaben zu und koordiniert deren Ausführung mit Hilfe eines Ampelsystems. Zudem spricht die Prozess-Engine die sonstigen sich im Unternehmen befindlichen IT-Systeme und Softwares, z. B. das ERP-System, an und löst die gewünschten Services und Datenübertragungen aus. Der Betriebsinhaber oder Projektleiter kann die Zuteilung der einzelnen Rollen, die Aufgabenfristen u. ä. jederzeit anpassen. Die Projekte und Prozesse bleiben so agil und flexibel.

Wirtschaftlicher Nutzen
Durch die entstehende Transparenz und den komprimierten Blick auf den Projektstand kann das Unternehmen seine Projekte besser planen und steuern sowie den Kunden strukturiert in den Prozess einbeziehen. Dadurch, dass innerhalb des Systems klare Aufgabenzuteilungen, Rollen, Fristen, Vertreterregelungen sowie Zugriffsrechte vergeben werden, arbeiten die Mitarbeiter nicht mehr unstrukturiert in den einzelnen Systemen, sondern auf Basis eines Modells nur noch am Prozess selbst. Dies spart Zeit und verringert die Fehlerquote.

Fazit
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen birgt auch für das Handwerk und den Mittelstand ein großes Potenzial. Der Grund hierfür ist, dass solche Unternehmen kein Geld mit dem Ausführen von administrativen oder internen Planungs- und Kommunikationsprozessen verdienen. Diese zu automatisieren, liegt demnach auf der Hand. Auf diese Weise ergibt sich mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, die eher der Kernkompetenz und auch den Kernprozessen der Unternehmen entsprechen. Prozesse zu automatisieren und IT-Applikationen intelligent untereinander zu vernetzen, stellt heutzutage keine Utopie mehr dar, erfordert jedoch das Annehmen eines prozessorientierten Denkens und die strukturierte Dokumentation des IST-Zustandes sowie die Bereitschaft zur Optimierung.

Seitenanfang